La saisie de nouvelles données dans SAP, qu'elles soient maîtresses ou transactionnelles, est une fonction vitale pour tous les services d'une entreprise afin de permettre le fonctionnement des opérations en toute transparence. Parmi les exemples simples, citonsles nouvelles actions de recrutement des ressources humaines, les nouveaux ordres d'achat ou contrats dans le service approvisionnement, les nouveaux matériaux et les nouvelles commandes dans le service de la chaîne logistique, ainsi que les nouveaux biens dans le service financier.
L'utilisation de Microsoft Excel en tant qu'application frontale pour créer de nouvelles données maîtresses et transactionnelles dans SAP peut générer des améliorations considérables. Avec très peu de formation, les utilisateurs d'Excel sont en mesure de créer un ou plusieurs enregistrements à partir d'une simple transaction ou d'une série de transactions. Par ailleurs, il est probable que, dans la plupart des entreprises, les données à créer dans SAP existent déjà sous Excel. Ces enregistrements peuvent alors être facilement chargés dans SAP à l'aide d'un logiciel de chargement de données. Les feuilles de calcul Excel peuvent être personnalisées en toute facilité par les utilisateurs pour créer des formulaires de saisie de données familiers, à la fois très simples à utiliser et sophistiqués.
Exemple : automatisation du processus de création de fiches maîtresses Matériel chez Apotex
Au laboratoire pharmaceutique Apotex, chaque enregistrement-maître Matériel devait être saisi par le biais d’une série de quatre transactions. Ces transactions impliquaient la création de données Matériel de base, de données relatives aux numéros de pièces fabricant, d'enregistrements de données quant à la qualité, ainsi que le transfert final dans les usines d'inspection. La saisie manuelle de ces données dans SAP prenait environ 30 minutes par matériel et le laboratoire créait chaque année des milliers de matériaux. Les utilisateurs de l'entreprise ont élaboré un simple modèle Excel où toutes les données requises (correspondant aux 4 transactions) pour chaque matériel ont d'abord été saisies. Une fois les données Excel revues, le fichier a été chargé automatiquement dans les 4 transactions SAP en quelques secondes à l'aide du logiciel de chargement de données de Winshuttle.
Apotex est désormais en mesure de gagner des milliers d'heures de travail chaque année dans le cadre de son processus de création de fiches maîtresses Matériel.
Les feuilles de calcul ci-dessous fournissent des exemples de configuration de modèles Excel avec usage intensif de données pour l'automatisation de la saisie dans différentes transactions SAP à forte valeur. Un modèle de création de nomenclature configuré sous Excel pour charger les données dans la transaction CS01 est présenté ci-dessous. Il est à noter qu'un seul matériel, au niveau de l'en-tête, peut contenir plusieurs matériaux de composant répertoriés en-dessous de manière détaillée. Les messages de succès et d'erreurs résultant du chargement de ces données dans la transaction CS01 sont affichés dans l'une des colonnes de la feuille de calcul.
Un modèle de création d'écriture au journal configuré sous Excel pour charger les données dans la transaction FB50 est présenté ci-dessous. Les champs d'en-tête se trouvent dans la partie supérieure de la feuille tandis que les lignes figurent dans la partie inférieure. Les boutons, qui correspondent à des macros Excel, sont configurés pour valider les données ou envoyer les données dans SAP. Le numéro de document généré par l'envoi est également affiché dans la partie en-tête.
De nombreux autres exemples de saisie de données peuvent être consultés dans notre bibliothèque d'études de cas.
"Nous sommes victimes de notre succès. Je suis en train d’agrandir notre équipe en raison du volume impressionnant de données que nous traitons avec transactionSHUTTLE. "
- Peter Hebert, responsable de la gestion des données de Ressources Humaines, RBC
"Chaque fois que nous devons gérer une mise à jour massive, nous commençons par nous demander “Pourquoi ne pas avoir recours à Winshuttle?” "
- David Carlson, directeur senior de la gestion des données maîtresses chez, Medtronic
"Les fonctionnalités de base de transactionSHUTTLE sont très simples à utiliser et les fonctionnalités avancées peuvent être assimilées après une courte formation. "
- Thomas Holte, consultant système, Hydro
"Le service apporté aux utilisateurs par la solution Winshuttle est indiscutable. De plus, le support technique de Winshuttle est particulièrement efficace et rapide. "
- André Czerner, responsable des Systèmes d’ information d’ Alstom Power Service
"Winshuttle nous aide à faire face à l’immense demande commerciale sans submerger nos utilisateurs ou notre personnel d’assistance informatique. "
- Philippe Freychet, directeur général, Alpina Savoie
"Nous avons été impressionnés par la simplicité d'utilisation du produit et par la rapidité avec laquelle transactionSHUTTLE a corrigé de vastes volumes de données maîtresses, et nous avons signé un contrat de licence peu après."
- Paul Cahill, Directeur des Technologies de l'uInformation, Hubbell Wiring Systems
"Nous avons épargné plus d'un million de dollars en frais de programmation, en coûts de saisie des données et en contrats de niveau de service (SLA)."
Chantal Gauvreau, Business Process Manager, SAP Center of Excellence, Canada Post