De l'achat au paiement

Vu les complexités associées à l'interface graphique utilisateur SAP, comment peut-on simplifier, rationaliser et améliorer le processus lié au cycle demande d'achat au paiement ? Envisagez la simplification en créant un formulaire pour la saisie de données essentielles à la création du bon de commande (ME21N).  Ou s'il est nécessaire de créer des centaines de bons de commande, comment peut-on réaliser une mise à jour en vrac de cette ampleur en quelques secondes au lieu de quelques heures ? Pensez aux avantages liés au fait que l'amélioration de l'ergonomie du PGI peut augmenter le nombre d'utilisateurs impliqués dans le processus, contribuant ainsi à la précision des données et à la productivité globale des utilisateurs.

La direction a besoin d'un workflow de processus complet et de la gestion des transactions afin de pouvoir agir proactivement au niveau du cycle demande d'achat/paiement.  La mesure de l'efficacité des fournisseurs, la réduction du fond de roulement et l'amélioration du processus d'approvisionnement dans toutes les divisions et fonctions sont quelques-uns des nombreux indicateurs clés de performance qui ont un impact direct sur les performances de l'entreprise.  Enfin, se concentrer sur l'ergonomie signifie intégrer l'idée que chaque client est unique au niveau du processus métier et des règles métiers. Par conséquent, la souplesse de la mise en oeuvre du processus, la simplicité d'utilisation, la sécurité et la conformité sont essentiels à l'efficacité du cycle de la demande d'achat au paiement.

L'amélioration de l'ergonomie du cycle demande d'achat/paiement SAP permet d'atteindre les résultats suivants :

• Réduction de la saisie de données – limitez votre formulaire de saisie aux quelques champs clés requis et gagnez du temps
• Réduction des coûts de programmation – réduisez la dépendance vis-à-vis du service informatique pour le codage, le chargement, les tests et le déploiement
• Réduction des coûts de formation – réduisez les dépenses en matière de formations SAP vu que les utilisateurs n'ont plus besoin d'être de super-utilisateurs de SAP
• Amélioration de la qualité des données – la simplification de la saisie de données tout en améliorant la validation de la saisie et la validation de la mise à jour garantit une excellente qualité de la saisie de données en permanence
• Amélioration des processus métiers – optimisez et simplifiez en créant des modèles standard qui seront utilisés et adoptés par notre communauté d'utilisateurs SAP.
• Augmentation de la productivité – réduisez le temps consacré à la saisie de données par l'utilisateur afin d'augmenter la capacité de la main-d'oeuvre.

Améliorations de l'ergonomie dans les transactions du processus de la demande d'achat au paiement

ME51N – Création de la demande d'achat.  Envisagez un utilisateur qui saisit le type de demande, l'usine, le lieu de stockage et le groupe d'achat en mettant simplement à jour un modèle Excel contenant ces champs d'entrée sous la forme de colonnes dans une feuille de calcul.  Pensez ensuite à la manière dont l'utilisateur saisit les données adéquates pour 30 demandes d'achat en quelques minutes seulement. Ensuite, l'utilisateur ouvre une session dans SAP depuis Excel et charge les 30 demandes d'achat en moins de 30 secondes.  Rien que cette transaction pourrait prendre plusieurs heures en cas de saisie manuelle banale et sujette aux erreurs via l'interface graphique utilisateur SAP.  Continuons…

ME21N – Création du bon de commande – .  Maintenant que l'utilisateur a rempli la demande d'achat, le responsable des achats peut prendre les différentes demandes d'achat et, également depuis Excel, actualiser le module SAP avec les détails des demandes d'achat et générer 30 bons de commande en exploitant l'ensemble du cadre de sécurité et de gouvernance SAP.  Quand les données sont chargées dans SAP, elles sont soumises à une validation qui contrôle les règles métiers et, en cas d'erreur, le problème est mis en évidence.  Le responsable des achats peut corriger les erreurs de la création de la commande et l'exécuter à nouveau selon le mode ‘en erreur’ afin d'accélérer la mise à jour de SAP.

MIGO - Création de l'entrée de marchandises.  Ici aussi, remplissez les données depuis une table Excel ou un formulaire de saisie simple de sorte que l'utilisateur qui manipule le formulaire n'a pas besoin d'être un utilisateur expérimenté, mais doit juste savoir charger le formulaire Excel et saisir le n° de commande, le bon de livraison, le connaissement, la réception de marchandises et l'emplacement de stockage, ainsi que toute note relative à la transaction.  Une fois la réception de marchandises créée, il suffit maintenant d'exécuter la transaction dans Excel, de se connecter à SAP et d'observer la mise à jour simple et précise de la transaction dans SAP sans violer le modèle de sécurité SAP.

Saisie de la facture fournisseur - MIRO - La mise en correspondance à trois voies du bon de commande, de la réception de marchandises et de la facture est exécutée dans l'environnement Excel au cours de cette étape du processus “De l'achat au paiement”.  Une fois la transaction exécutée, le journal d'audit est préservé dans le tableur Excel et dans l'environnement SAP et la facture est créée.  Si l'utilisateur explore le système SAP via une modification du bon de commande (ME22N), il voit les documents déjà créés, à savoir le bon de commande, la réception de marchandises et la facture, ainsi que les divers éléments de données et le journal d'audit SAP.  “Qui, quoi, quand et où… l'éternelle poursuite du coupable” est toujours intégrée dans la documentation, même en utilisant Winshuttle. Il s'agit d'une référence au point de vue d'un insider SAP qui veut s'assurer que toutes les données saisies via l'interface utilisateur graphique SAP sont toujours là lorsqu'elles sont saisies par l'utilisateur de Excel à l'aide de Winshuttle.

Création du paiement fournisseur – F-53 Création du paiement - Dans ce processus, l'utilisateur “de l'achat au paiement” exécute une transaction FBL1N (Postes indiv. fournisseurs) pour télécharger une série de documents (triés par date).  L'utilisateur choisit un des documents, obtient le numéro de référence, l'intègre dans le modèle Excel, met les informations à jour avec les informations de paiement, puis réalise la mise à jour dans SAP.  Désormais, il est facile de voir en utilisant FBL1N et la date de compensation du document les paiements qui viennent d'être créés.  Rien de ce qui pourrait être fait dans SAP n'est abandonné – l'avantage est que l'amélioration de l'ergonomie permet à un plus grand nombre d'utilisateurs d'exécuter cette transaction OU à un seul utilisateur d'exécuter plusieurs transactions dont la réalisation prendrait normalement des heures, voire des jours.