Pourquoi privilégier une approche Lean pour gérer vos données ?

Par Israel Rosales , le 16 mars 2015

Les principes, techniques et méthodologies du Lean Manufacturing visent à éliminer le gaspillage lors des processus de production et à conserver uniquement les éléments sources de valeur ajoutée, et ce, en adoptant systématiquement une approche axée sur l’amélioration continue. Les concepts associés au « Lean » ont été utilisés avec succès dans de nombreux domaines : la comptabilité, l’informatique, les ressources humaines, etc.

Mais pourquoi devrions-nous appliquer ces concepts à la gestion des données ? Simplement parce que c’est tendance ? Pour avoir l’impression d’être les hipsters de la gestion des données ? Malheureusement, il ne s’agit pas de cela.

Nous devons appliquer les techniques Lean à nos processus de gestion des données afin de conserver un avantage concurrentiel. Dans d’autres billets, nous avions déjà évoqué l’importance des données de base et expliqué qu’elles constituent le fondement des données d’entreprise. Nos données ERP sous-tendent nos opérations, qui elles-mêmes sous-tendent nos décisions.

Pourtant, Gartner estime qu’au sein des grandes entreprises, plus de 25 % des données critiques sont inexactes ou incomplètes d’une façon ou d’une autre. Parce qu’elles interviennent à la base de la pyramide, ces erreurs se propagent ensuite à nos opérations. Elles s’accompagnent de coûts supplémentaires et d’inefficacités qui retentissent sur nos décisions, avec à la clé un impact se chiffrant en millions de dollars.

Winshuttle 25% data is bad

Mais la situation actuelle n’est pas la vraie raison pour laquelle nous devrions commencer à utiliser les techniques Lean dans le cadre de notre gestion des données. Le vrai problème se situe dans l’avenir, car il est lié à la croissance de ces données.

  • On estime que les entreprises procèdent à la duplication de leurs données tous les deux à trois ans ; or, une large partie de ces processus de génération de données sont manuels et inefficaces, et se soldent par un taux d’erreurs élevé.
  • Bon nombre de nos employés passent chaque jour une à trois heures à remplir des écrans de données dans SAP, au lieu de consacrer ce temps à des tâches à valeur ajoutée.
  • Bon nombre d’entreprises continuent à utiliser des processus basés sur des échanges d’e-mails (voire des formulaires papier) pour compiler toutes les informations requises dans leur système ERP. Il est impossible de mesurer ces processus ; or, il est difficile d’améliorer un élément quand on ne peut pas le mesurer.
Winshuttle data delays and erros

 

Appelons cela la « taxe de gestion des données ». Toutes les heures que nos employés consacrent aux tâches liées aux données (saisie, compilation ou vérification) constituent le prix dont les entreprises dotées de systèmes ERP doivent s’acquitter simplement pour pouvoir fonctionner – un tribut qu’elles paient avec le temps de leurs employés.

Le problème principal de la taxe de gestion des données, c’est qu’elle croît au même rythme que les données. Autrement dit, sa progression est exponentielle. Nos employés devront donc consacrer de plus en plus d’heures à ce type de tâches. Cette situation se traduit par un coût direct (les tâches de gestion des données exigeant de plus en plus de temps et de ressources), sans compter tous les risques liés à une qualité médiocre des données (retards, erreurs, etc.).

Data management tax

La seule façon d’éviter cette croissance exponentielle consiste à en faire plus avec les mêmes ressources, voire à en faire plus avec moins de ressources qu’actuellement. C’est tout l’objectif de la philosophie Lean. En appliquant des techniques Lean qui s’appuient sur une méthodologie itérative d’amélioration continue, nous standardiserons et améliorerons nos processus de gestion des données grâce à une approche rapide et agile.

data management tax2

Nous devons remplacer nos processus manuels inefficaces par des processus standardisés qui peuvent être améliorés en continu selon des cycles courts, ce qui permet l’adoption concrète de la philosophie Lean au sein de notre entreprise. Là où auparavant, nous observions une augmentation des coûts et des risques, engendrant à la fois des retards et des erreurs, nous disposons désormais de processus standardisés et améliorés en continu, avec à la clé des données rapides et précises.

Grâce à la mise en œuvre du Lean Data Management, tous ces aspects se traduisent par une amélioration de la compétitivité de votre entreprise.