Découvrez le module fonction Winshuttle – 2/3

Par Jennifer Hwang , le 09 octobre 2020

Bienvenue dans cette seconde étape de familiarisation avec le module fonction Winshuttle (WFM). Dans notre premier blog, nous avons fait un peu d’histoire et présenté rapidement le module. Plongeons-nous maintenant dans certaines fonctionnalités qui suscitent le plus de questions : les pièces jointes et le texte long. En soi, ces deux sujets sont difficiles à traiter dans SAP. Winshuttle s’efforce donc de faciliter au maximum la façon de les traiter.

Si vous souhaitez joindre des documents à vos objets SAP, nous pouvons vous aider de différentes manières, selon ce qui correspond le mieux à votre stratégie d’attachement et de stockage des documents. Cette fonctionnalité est disponible pour un ensemble sélectionné de T-codes SAP couramment utilisés.. En fonction de la stratégie de votre entreprise, vous pouvez être limité dans le choix du mode d’attachement. Vous pouvez permettre certains types de pièces jointes dans la page d’administration du WFM pour correspondre à votre stratégie.

Winshuttle propose 3 façons principales et distinctes de joindre des documents : BDS, DMS et GOS. Examinons chacune d’entre elles plus en détail.
Le Business Document Service (BDS) utilise les T-codes SAP OAOR / OAER pour joindre les documents. Ils sont physiquement stockés dans des tables de base de données SAP. La table utilisée est basée sur la valeur par défaut de la classe existante de l’objet SAP que vous essayez de joindre. Ce lieu de stockage peut être modifié dans SAP, y compris en choisissant un serveur externe pour stocker les pièces jointes.
Le système de gestion des documents (DMS) utilise le T-code CV02N pour les pièces jointes. Ces documents sont stockés physiquement en fonction de la manière dont vous avez personnalisé ce stockage. Si vous utilisez une catégorie de stockage de serveur de contenu, les données sont stockées sur ce serveur de contenu.

Les services d’objets génériques (GOS) offrent deux options différentes : Archive Link et Office. Le GOS est une barre d’outils SAP qui offre certaines fonctions générales au sein d’un objet SAP, telles que les pièces jointes ou les liens. GOS – Archive Link utilise l’option de stockage de documents métiers, tandis que GOS-Office, une option plus récente de Winshuttle, utilise l’option de création de pièces jointes. Ces documents sont physiquement stockés dans la table SOFFCONT1.

Lorsque vous enregistrez un script Winshuttle Studio pour un T-code, et qu’il est pris en charge par la fonction pièce jointe, sélectionnez “Ajouter une pièce jointe” dans le mappeur et le mode de pièce jointe que vous souhaitez créer. Sélectionnez l’option qui correspond à la stratégie de pièce jointe de votre entreprise. Vous ne pourrez sélectionner que les options activées.

En fonction de votre T-code, vous verrez alors une série de champs différents qui devront être mappés, y compris le champ actif qui pointe le chemin de fichier, là où se trouve actuellement le fichier joint.

Gardez à l’esprit que les types de fichiers qui peuvent être joints sont limités par ce qui est autorisé dans SAP. Pareillement, la limitation de taille du fichier correspond également à ce qui est autorisé par SAP. Dans Winshuttle, la taille maximale des fichiers joints est fixée à 99 Mo. La taille maximale par défaut du fichier est de 30MB. Vous devrez donc ajuster si nécessaire. Le réglage se trouve dans les options d’application de Studio.

LLe texte long est aussi un challenge pour les utilisateurs SAP. Grâce au WFM, cela n’a jamais été aussi facile d’ajouter du texte long aux T-codes SAP couramment utilisés. Traditionnellement, le texte long était téléchargé à l’aide de Winshuttle via des champs de 72 caractères ligne par ligne. Winshuttle a plus tard ajouté une fonctionnalité de texte long plus simple qui permettait d’ajouter de plus grandes quantités de texte, sans être limité aux 72 caractères. Mais cette fonctionnalité spécifique était limitée à un seul type de mode d’enregistrement, à certains types de texte long et l’interface utilisateur pouvait prêter à confusion.

Aujourd’hui, lorsque vous enregistrez un script Studio pour un T-code, et qu’il est pris en charge par la fonction de texte long, sélectionnez “Ajouter un texte long” dans le mappeur et vous serez invité à sélectionner le texte long que vous souhaitez inclure. Cette liste comprendra tous les textes longs associés à cette transaction, y compris les textes longs personnalisés, les textes d’en-tête et les textes des postes individuels, le cas échéant.

En fonction du ou des textes longs sélectionnés, vous verrez ensuite une série de champs différents qui devront être mis en correspondance, y compris le champ qui sera le texte long lui-même.

Les options de pièces jointes et de texte long utilisées génèrent toutes deux leur propre ensemble de colonnes de journal. Comme la pièce jointe et le texte descriptif sont ajoutés séparément des actions du T-code principal, les journaux uniques permettent de déterminer plus facilement si les caractéristiques spécifiques fonctionnent correctement ou non.

Nous avons abordé ici quelques grandes parties du WFM, certaines de ses caractéristiques les plus populaires. Il y a encore beaucoup à en dire, alors rejoignez-moi pour le dernier blog de cette série. J’y aborderai certains des objets personnalisés que le WFM propose pour vous permettre de travailler plus facilement avec certaines données SAP.

A propos de l’auteur

Jennifer Hwang

Jennifer Hwang est une consultante en logiciels et une analyste des processus métier qui a plus de 20 ans d'expérience dans la mise en œuvre et l'optimisation de diverses solutions techniques. En tant qu'ingénieur de solutions pour Winshuttle, avec plus de 11 ans d'expertise en matière de conseil, elle assure la réussite des clients en étant leur conseiller technique de confiance.