Evitez d’être victime d’une fraude financière : comment gérer les processus d’écriture comptable pour une bonne conformité et un meilleur contrôle dans votre organisation

Par Tim Woodhouse , le 02 juillet 2020

Si vous regardez les scandales financiers des deux dernières décennies, quelle que soit la méthode ou la pratique de fraude, à un moment donné, quelqu’un a fait un “ajustement” ou, dans le jargon, une “écriture comptable”.

Les entreprises investissent énormément de temps et d’argent dans le système SAP, mais les processus manuels comme les écritures comptables continuent à exposer les entreprises à d’importantes erreurs humaines ou à des actions délictueuses. Avec, en aval, la possibilité d’une déclaration frauduleuse des résultats financiers et toutes les implications qui en découlent.

HealthSouth Corporation a gonflé ses bénéfices de 2,8 milliards de dollars sur six ans. Voici un commentaire de l’affaire : “En 2002, l’écart entre ce que rapportait HealthSouth et ses chiffres réels était de plusieurs centaines de millions de dollars chaque année. Il y a eu jusqu’à 126 000 entrées comptables frauduleuses en un seul trimestre”.

Dans le scandale Xerox, les revenus ont été surestimés de plus de 3 milliards de dollars sur cinq ans en comptabilisant les revenus des services à long terme comme des revenus uniques. Seul un ajustement manuel a rendu cela possible. Ces ajustements manuels ont été effectués au niveau du groupe lors de la finalisation de la consolidation des comptes.

Les domaines dans lesquels les écritures manuelles peuvent conduire à la fraude sont notamment les suivants :

  • Mise en place de comptes généraux : Les comptes généraux facilitent la manipulation des états financiers et permettent de dissimuler la fraude. Si vous avez peu de contrôle sur ce processus, vous vous exposez à la fraude de la part de ceux qui établissent de nouveaux codes de compte.
  • Conformité et contrôle : Plusieurs domaines doivent être régis pour prévenir les activités illicites ou frauduleuses, notamment la question de savoir qui peut demander un journal, les seuils d’approbation, les comptes et les centres de coûts où une personne peut poster, pour n’en citer que quelques-uns. Il faut également de la transparence en ce qui concerne les personnes habilitées à examiner et approuver les activités afin de garantir la mise en place de contrôles et d’équilibres appropriés.
  • Comptes généraux peu utilisés : Ces comptes peu utilisés comportent des opérations peu fréquentes que le fraudeur utilise pour dissimuler ses traces. Souvent, ces comptes à faible volume d’opérations sont omis de la consolidation des bilans et ces écritures passent inaperçues.
  • La cabale de la fraude : les fraudeurs forment généralement un petit groupe, de sorte que l’organisation d’une rotation en termes de rôles des personnes, d’approbations et de niveaux d’autorité réduiront le risque d’occurrence d’un délit.

Vous voyez à quel point il est facile de voir ces situations se glisser pour faciliter la fraude. Des contrôles sont souvent mis en place autour de la comptabilité quotidienne, comme l’approbation des factures. Les mêmes contrôles devraient également être mis en place au niveau de la consolidation. Les deux cas mentionnés dans ce post ont vu la création unilatérale de journaux de plusieurs millions de dollars sans aucun contrôle ni recoupement.

Les systèmes ERP et financiers ont très peu de contrôle sur le processus comptable manuel et la configuration des nouveaux codes de compte. Comment faire ?

Les processus doivent être digitalisés et automatisés pour assurer le contrôle, la conformité, l’auditabilité et un examen général efficace de la création manuelle de journaux. Cette transformation numérique peut également permettre d’introduire des “détecteurs intelligents” pour signaler les écritures sur des comptes rarement utilisés et fournir des données granulaires à des fins de reporting : par exemple, pour repérer les volumes élevés de journaux ou les journaux qui se répètent pour des montants bizarres.

La nouvelle plateforme d’automatisation de Winshuttle, Evolve, automatise les processus de données stratégiques où données et processus sont interdépendants. À quoi cela ressemble ? Commençons par préciser qu’il n’y aura plus d’emails pour donner des instructions de création de journaux ou d’écritures envoyées sans être tracées avec des feuilles de calcul Excel. Il ne sera plus nécessaire de créer un journal directement dans un écran SAP.

Winshuttle Evolve présente une interface utilisateur moderne, dans laquelle chaque contributeur d’un processus se voit présenter exactement ce dont il a besoin en fonction de ses compétences et de son rôle. En outre, il propose un environnement de type Workflow/BPM (business process management) pour le partage des tâches, le suivi des statuts et la traçabilité, ce qui vous permet d’éliminer les sources potentielles de fraude au sein de votre fonction comptabilité/finance.

Pour plus d’informations sur la manière dont Winshuttle peut vous aider à éliminer la fraude dans les entrées comptables manuelles, consultez le site https://www.winshuttle.fr/produits/evolve/.

A propos de l’auteur

Tim Woodhouse

Tim est responsable des ventes stratégiques pour les services partagés et le GBS chez Winshuttle. Il a 11 ans d'expérience dans les solutions ERP qui comprennent la transformation numérique, le RPA, le P2P, O2C et la gestion de contenu. Tim est basé au Royaume-Uni mais travaille principalement en Europe de l'Est, l'épicentre du secteur européen des services partagés.