M3-B9 G.U.N.T.E.R., voici CELONIS

Par Richard Rogers , le 30 juillet 2020

“Danger, Will Robinson, Danger !!!” Certains d’entre vous ne connaissent peut-être pas cette célèbre réplique du robot M3-B9 G.U.N.T.E.R. de la série télévisée “Perdu dans l’espace”, diffusée dans les années 60, mais G.U.N.T.E.R. pourrait bien être la première application d’exploration de processus (Process Mining). Malgré les 50 ans qui les séparent, G.U.N.T.E.R. et Celonis, la technologie leader de “Process Mining”, ont beaucoup en commun : ils préviennent tous deux de dangers potentiels dans une situation en cours. Oui, je parle de Celonis en 2020 et du robot de fiction M3-B9 des années 1960. Ok, c’est un peu tiré par les cheveux, je sais.

Tout d’abord, qu’est-ce que l’exploration de processus ? J’aime la définir comme un outil à la croisée de la modélisation des processus (BPM), des données d’historique et de l’analyse des processus. Celonis la décrit ainsi : ” Le Process Mining est une discipline analytique qui permet de découvrir, de surveiller et d’améliorer des processus réels (c’est-à-dire des processus non hypothétiques) en extrayant des connaissances des journaux d’événements (event logs) disponibles dans les systèmes d’information. “

L’un des bénéfices les plus importants que les entreprises tirent de la technologie de Celonis est d’obtenir une image claire de l’état réel “tel qu’il s’est déroulé” d’un processus existant. Autrefois, cela pouvait prendre des mois ou des années à des armées de consultants, et avec de nombreux processus “hypothétiques”.

Celonis a le talent d’extraire des données depuis les systèmes d’information métiers les plus complexes, utilisés par les plus grandes entreprises mondiales. Et le système qu’elle explore le plus fréquemment est SAP. Celonis est implementé dans plus de 2000 entreprises dans le monde, dont certaines parmi les plus grandes, comme Siemens, Coca Cola, Johnson & Johnson, BP, Dow, et d’autres encore.

Vous vous demandez peut-être pourquoi je vous parle de Celonis alors que je travaille pour Winshuttle. Quelle est sa place dans cette histoire ? La réponse est “en plein milieu ! “. Laissez-moi vous expliquer.

Winshuttle a débuté en 2003 avec la mission d’aider les entreprises à améliorer et à automatiser leurs processus SAP grâce à une intégration unique et étroite avec l’ERP. Winshuttle compte, depuis, une longue liste de clients (plus de 2400), dont certains des clients Celonis mentionnés ci-dessus.

Winshuttle s’inscrit parfaitement dans la vision d’excellence des processus promue par Celonis : découvrir, améliorer et surveiller. Les entreprises utilisent Celonis pour découvrir les endroits clés de leurs processus qui nécessitent des améliorations en termes de performance ou d’automatisation. Une fois cette analyse en main, elles mettent ensuite en œuvre Winshuttle pour apporter ces améliorations. Enfin, elles utilisent Celonis pour surveiller et analyser les gains apportés par Winshuttle au sein du système SAP dans la mise à l’échelle des mesures et dans la quantification de leur réalisation et du ROI.

Ensemble, Celonis et Winshuttle peuvent aider les entreprises à optimiser et à automatiser leurs processus SAP manuels, très répétitifs et à fort volume, au sein de n’importe quel module SAP.

L’automatisation utilisant les scripts préenregistrés de Winshuttle devient une partie essentielle du cycle d’amélioration du processus. Ce qui pouvait prendre des minutes, voire des heures, en traitement manuel, peut maintenant être réalisé en quelques secondes. Mais il ne s’agit pas seulement de l’automatisation en tant que telle, mais aussi de l’identification de ce qu’il convient d’automatiser en priorité. L’optimisation des processus opérationnels cœur dans SAP peut apporter d’énormes avantages concurrentiels aux entreprises, non pas une seule fois, mais en permanence, au fur et à mesure de l’évolution de l’organisation.

Par exemple, un des processus les plus importants pour les organisations soucieuses d’améliorer leur efficacité et leur automatisation est le cycle “Purchase-to-Pay” (P2P). Vous trouverez ci-dessous une capture d’écran du tableau de bord de Celonis, qui donne un aperçu du processus P2P d’une entreprise, y compris la variante la plus courante : le nombre de jours en moyenne que prend le traitement de chaque facture, ce qui se passe à chaque étape, et bien plus encore.

 

Celonis vous permet également de définir des chemins ou des variantes de processus ” conformes ” et ” non conformes “. Il s’agit essentiellement d’un rapport d’évaluation basé sur des critères clés.

L’analyse P2P montre que plus de 44 % des 1,12 million d’items PO (Purchase Order) entrent dans la catégorie “non conforme”, avec l’événement “changement de prix” se produisant environ 31 % du temps. Ces informations sont précieuses pour une entreprise, car elles l’aident à déterminer où elle doit faire peser ses efforts d’amélioration.

 

Si nous zoomons dans l’événement “Changement de prix”, nous constatons que cette étape ne respecte pas les objectifs. Elle augmente la durée du processus de 38 jours et ajoute 7 étapes ou plus à chaque fois que l’événement se produit. Les retards qui en résultent ont un impact important sur l’entreprise.

Nous pourrions en déduire deux choses : a) la demande de changement de prix se déclenche beaucoup trop souvent ; et b) en raison de ce nombre élevé, il pourrait également y avoir un problème systémique avec les master data Prix.

Et maintenant ? Fort de cette analyse, Winshuttle peut prendre le relais : Winshuttle peut automatiser l’événement de changement de prix dans la commande d’achat spécifique en automatisant le code T SAP ME21 ou ME22. Ce script d’automatisation peut être créé dans Winshuttle par un utilisateur non-informaticien et prêt à fonctionner en l’espace d’une heure seulement.

Winshuttle peut également répondre à l’autre problème soulevé, à savoir la mise à jour de la master data prix dans SAP. Ces mises à jour de prix sont réalisées en automatisant le T code VK11 ou VK12, à l’aide d’un autre script d’automatisation. Winshuttle peut extraire et publier des données dans SAP à partir de son plug-in Excel, facile d’utilisation, en une seule action, sans devoir lancer SAP et en respectant toutes les autorisations de sécurité SAP en place.

 

Si vous avez besoin d’autorisations pour les modifications de prix avant de les enregistrer dans SAP, vous pouvez ajouter un formulaire de workflow d’approbation et charger les données de modification de prix automatiquement en cliquant sur un autre bouton. Si vous souhaitez en savoir plus sur l’automatisation des modifications de prix dans Winshuttle, nous vous invitons à suivre ce webinaire.

Ce n’est là qu’un exemple parmi beaucoup d’autres où Celonis et Winshuttle peuvent aider les entreprises à découvrir, améliorer et surveiller leurs processus SAP.

A propos de l’auteur

Richard Rogers

Richard dirige le programme de partenariat aux Amériques pour Winshuttle. Son expérience de plus de 20 ans dans l'industrie du logiciel englobe les technologies d'ERP, de workflow, d'automatisation, de middleware et de bases de données. Richard est basé à Seattle, Washington, États-Unis.