Promouvoir le Shadow IT pour diversifier son rôle dans l’entreprise

Par Jorge Ruiz , le 03 September 2015

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Il est intéressant d’analyser le changement de tendance concernant le Shadow IT, terme souvent utilisé pour décrire l’investissement consistant à acquérir, développer et/ou utiliser des solutions en dehors du contrôle du service informatique. Il y a quelques années, tous les articles préconisaient de « mettre un terme au Shadow IT» ou « à la menace représentée par le Shadow IT. » Les services informatiques ont bataillé sans relâche au fil des ans pour établir des règles dans l’espoir qu’elles soient suivies par les utilisateurs. Mais le Shadow IT est un phénomène inévitable, une guerre perdue d’avance.

Shadow IT trend

À un moment ou un autre, nous avons presque tous utilisé une macro Excel pour automatiser une tâche, une messagerie électronique pour envoyer des fichiers ou des Google docs pour travailler sur une feuille de calcul. Nous avons également utilisé Evernote pour consigner nos pensées et Dropbox, pour partager nos fichiers. La révolution du Cloud amplifie ce genre d’activité et on s’attend à voir les montants dépensés dans le Shadow IT augmenter de 20 % en 2015. Cette modification intervient en raison de plusieurs facteurs :

  • Les besoins sont tels que les services informatiques sont de moins en moins en mesure de satisfaire la demande.
  • La modification du modèle de fonctionnement des services informatiques, dont une centralisation et une consolidation accrues engendrant souvent un décalage de plus en plus important entre les souhaits des utilisateurs et ceux des services informatiques.
  • L’essor des technologies et des services (cloud, réseaux sociaux, applications mobiles, informations) et l’émergence d’outils de développement de plus en plus complexes à destination des utilisateurs finaux.
  • La modification du lieu de travail et de la nature du travail, ce dernier devenant moins routinier.
  • La modification des données démographiques professionnelles relatives à l’âge, au domaine et au profil de compétences de ceux qui participent activement et directement à l’acquisition des solutions informatiques.
  • La transformation et l’innovation du numérique souvent menées par des acteurs professionnels qui considèrent que les capacités du groupe informatique interne à l’entreprise ne sont pas adéquates ni suffisamment réactives.

Bien qu’appartenant à des groupes différents, les utilisateurs informatiques et commerciaux partagent les mêmes buts – ils ont tous les deux besoin de faire leur travail et d’avancer, et ils choisissent toujours le chemin le plus rapide et le plus facile pour le faire. Si un client a besoin d’une ressource vidéo et que le service informatique ne lui fournit pas de service lui permettant de l’envoyer facilement, les utilisateurs finaux trouvent une solution qui leur est propre pour le faire. Les administrateurs système sont susceptibles d’utiliser un fournisseur IaaS pour disposer d’un serveur en l’espace de quelques minutes pour pouvoir héberger une nouvelle application, mais s’ils n’ont pas le temps d’attendre, ils trouvent une solution alternative.

Les services informatiques devraient considérer le Shadow IT comme une occasion de comprendre l’entreprise et de devenir un partenaire comprenant les besoins de l’entreprise. Le Shadow IT peut apporter de la valeur s’il est correctement guidé et épaulé et si des règles adéquates sont mises en place et appliquées.

La promotion du Shadow IT vise à changer la nature de la relation avec les acteurs de l’entreprise et à diversifier le rôle des services informatiques. La clef est de fournir aux utilisateurs finaux un accès libre aux outils informatiques dont ils ont besoin tout en maintenant une gouvernance informatique, et c’est précisément ce que fait Winshuttle pour les entreprises utilisant un système ERP. La plateforme de gestion des applications légères de Winshuttle simplifie le processus de développement des applications et fournit aux services informatiques des entreprises la capacité de construire des solutions permettant de répondre aux défis relatifs à l’accroissement des données, tout en garantissant la sécurité et la gouvernance de SAP.

Un exemple à suivre : AZ Electronics Materials


AZ Electronics

“Winshuttle permet de remettre en cause chaque processus et de l’automatiser, d’accroître la qualité des données tout en réduisant notre volume de travail.” – Jerone Walters, DPI chez AZ Electronics

Voici une série de meilleures pratiques que les DPI et responsables informatiques auraient intérêt à considérer :

  • Soyez proactifs. Il est vital de se rendre compte que c’est en étant proactif et en guidant l’entreprise que l’on peut répondre à l’accroissement des données de l’entreprise tout en gérant un budget stationnaire et des systèmes ERP inflexibles.
  • Accélérez le développement de vos applications. Autorisez les analystes techniques d’entreprise à établir des flux de travail, des tableaux de bord et des rapports pour que les ressources informatiques expertes puissent se concentrer sur les tâches requérant des compétences avancées en programmation (telles que ABAP et BASE).
  • Définissez ou mettez à jour vos politiques et directives. Créez ou mettez à jour une politique reflétant la nature et la portée des solutions mises en place dans l’entreprise. Définissez les domaines où les solutions des utilisateurs finaux sont acceptables et ceux où elles le sont moins.

La complexité de la solution est définie par la complexité du processus d’entreprise sous-jacent. Par le passé, les efforts des utilisateurs finaux se concentraient surtout sur des solutions informatiques peu complexes et peu importantes, mais ils concernent de plus en plus des infrastructures technologiques de plus grande complexité.

Winshuttle se concentre sur les solutions qui peuvent être développées et déployées en quelques semaines, ce qui permet d’adapter facilement les processus d’entreprise aux modifications de l’environnement.  Cela permet aux analystes d’entreprise d’accélérer leurs initiatives d’améliorations continues.

  • Créez des limites. Vous devrez mettre en place des règles non négociables. Généralement, ces limites concernent la protection de la vie privée, la sécurité et la conformité, mais elles peuvent s’étendre à d’autres secteurs.

QuadrantWinshuttle se concentre sur les solutions qui peuvent être développées et déployées en quelques semaines, ce qui permet d’adapter facilement les processus d’entreprise aux modifications de l’environnement.  Cela permet aux analystes d’entreprise d’accélérer leurs initiatives d’améliorations continues.

La plateforme Winshuttle fournit aux services informatiques des entreprises une gouvernance et une sécurité optimales en utilisant les normes existantes établies par les systèmes ERP et Microsoft. Elle se conforme au système et aux conditions de sécurité de SAP de chaque entreprise tout en notant chaque modification de données pour faciliter les audits.

A propos de l’auteur

Jorge Ruiz

Les billets de blog Winshuttle sont écrits par des experts qui s’engagent à vous fournir des articles sur une sélection de sujets parmi lesquels les bonnes pratiques, les nouvelles sur la gestion des données applicatives, des informations techniques et bien plus.