Résolution 4 dans le domaine comptable : Optimiser les workflows en termes d’efficacité

Par Clinton Jones , le 09 January 2017

La quatrième résolution du Nouvel An à considérer en matière comptable concerne en premier lieu le fait de ne pas appréhender Microsoft Excel. Les équipes comptables peuvent réellement tirer parti de Microsoft Excel avec SharePoint, la plateforme Winshuttle et le système SAP pour rationaliser les processus dans une stratégie de transformation de la fonction comptable.

De nombreuses études et enquêtes confortent l’idée que le workflow opérationnel de clôture de période et les activités connexes constituent souvent le point faible qui ralentit tout. L’une des raisons du ralentissement dû à ce workflow réside dans le fait que lorsqu’un individu doit apposer son nom ou sa signature à un objet, cela le tient informé et responsable. Le degré de diligence en termes de signatures et d’approbations varie selon le processus et l’entreprise, mais dépend également d’une combinaison de politiques et de l’importance financière.

Des workflows inefficaces et des feuilles de calcul manuelles nuisent au reporting comptable en temps réel

Malheureusement, même si vous choisissez d’établir un haut degré d’automatisation de vos processus comptables, la plupart des outils sont déclenchés par des êtres humains interagissant avec divers systèmes en amont et en aval. Les êtres humains sont fallibles, tout comme la qualité de leur travail. Vous constatez souvent qu’un workflow d’approbation ou de documentation décisionnelle échoue à cause d’informations insuffisantes, incorrectes ou d’un retour en suspens. Vous pouvez résoudre en partie ce problème grâce à une meilleure conception des workflows, un nombre supérieur d’événements déclencheurs, des horloges et un routage intelligent, ce qu’offrent la plupart des outils de workflow.

La plateforme d’automatisation SAP de Winshuttle est différente, car elle fournit des modules étroitement intégrés qui vous permettent d’interagir avec le système SAP à chaque étape du workflow. Vous pouvez d’emblée prévalider et tester les données dans votre formulaire ou classeur Excel avant de les diriger vers le prochain membre. La prévalidation des données SAP signifie un moindre risque d’échec d’une étape d’intégration après l’approbation, dans la dernière phase du processus de création ou de modification des données.

Excel est une solution répandue du fait de sa facilité d’utilisation, mais celle-ci s’avère à double tranchant. Elle permet aux équipes de réduire la complexité des systèmes et la profusion des chiffres à de simples grilles éditables et prêtes à la présentation. Toutefois, elle peut également engendrer des erreurs et on considère en général comme moins acceptable d’utiliser Excel en tant que système d’enregistrement en raison des risques liés à la qualité des données.

La plateforme Winshuttle permet aux équipes comptables de recentrer le système d’enregistrement SAP. Ce recentrage s’obtient par une automatisation des transactions SAP facile à déployer et à gérer et des interrogations de données que les utilisateurs peuvent exécuter via le libre-service. En associant des modèles Excel à des workflows Winshuttle, vous pouvez créer un journal d’audit complet pour l’envoi de données, l’approbation et l’affectation dans le système SAP. Vous pouvez exécuter toutes les interactions avec le système SAP en temps réel et, le cas échéant, certains scénarios d’intégration selon un calendrier ou de manière asynchrone.

Pour de nombreuses entreprises, les puissantes fonctionnalités d’extraction de données du système SAP qu’offre Winshuttle permettent aux équipes financières et opérationnelles d’extraire et d’analyser des données de référence SAP ou transactionnelles à l’aide d’outils familiers. Cela ne dispense pas d’utiliser le client SAP GUI et les rapports SAP standards, mais facilite les opérations courantes. Pour connaître comment utiliser la plateforme Winshuttle afin d’améliorer l’analyse des coûts dans le système SAP, lisez l’étude de cas Rémy Cointreau.

Ne manquez pas les précédents billets de blog de cette série :

Résolutions du Nouvel An pour les équipes comptables SAP

Résolution 1 dans le domaine comptable : Consacrer plus de temps à l’analyse stratégique

Résolution 2 dans le domaine comptable : Devenir moins dépendant de la DSI

Résolution 3 dans le domaine comptable : Faciliter les processus financiers SAP autant que possible en 2017

A propos de l’auteur

Clinton Jones

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